La rencontre se fait souvent dans un salon ou une foire-exposition, ou encore dans le magazine même du fournisseur lorsqu’un besoin en approvisionnement se fait sentir.
ØLes pratiques actuelles
Les communications qui n’entrainent pas de conséquence juridique ou financière se font de plus en plus souvent par téléphone ou par télécopie ; ou par formulaire internet. Les demandes particulières feront toujours l’objet d’un écrit.
ØLes situations courantes
a) Les demandes de catalogue, d’échantillons ; de tarifs.
Elles s’effectuent le plus souvent par téléphone, télécopie ou formulaire internet.
b) La commande lorsqu’elle est conforme aux conditions générales définies avec le fournisseur, on utilisera la télécopie ou l’envoi d’un bon de commande.
ØLes situations particulières
a) L’appel d’offre fait l’objet d’un courrier détaillant l’objet de la demande « nous vous remercions, par avance de nous communiquer votre meilleure offre concernant l’achat de X articles, livrables dans un délai de… ».
b) La commande hors conditions générales de vente est adressée par lettre. « Exceptionnellement, nous vous demandons de bien vouloir effectuer le livraison sur le chantier que nous ouvrons à adresse. Merci de nous confirmer ce changement ».
ØLes situations conflictuelles au moment de la livraison
a) Le retard de livraison fait l’objet d’un appel téléphonique ou d’une télécopie s’il n’entraîne pas de conséquence sur la fabrication ou le stock. Si le retard se poursuit ; une lettre de réclamation demandera un rabais ou si cela était prévu une astreinte. « Si un retard de livraison devait se prolonger au-delà de 5 jours, nous serions amenés à vous réclamer un rabais (ou une astreinte) de … € en compensation du préjudice subi. »
b) Les marchandises livrées ne sont pas conformes à la commande
- S’il est tout de même possible de les utiliser, on réclamera, pour la forme, un rabais. Sinon on les retournera. Une lettre confirmera la position retenue.
- Si les marchandises arrivent en mauvais état, elles seront réexpédiées. Une demande de livraison urgente suivra.
Les tableaux
Les tableaux à visualiser des données chiffrées ou littérales disposées en lignes et en colonnes. Ils facilitent leur lecteur et permettent de suivre l’évolution d’une situation ou de faire des comparaisons.
ØLa conception du tableau
La création d’un tableau suppose l’existence de plusieurs données de nature identique et la possibilité de les regrouper par catégories. Elle consiste à :
- Rechercher toutes les informations à y inscrire et à les identifier ;
- Définir les critères de regroupement pour déterminer le nombre de colonnes et de lignes nécessaire.
- Donner un intitulé aux lignes et aux colonnes ;
- Déterminer la largeur des colonnes en fonction de leur contenu ;
- Définir le titre du tableau avec précision ;
- Rechercher les sources éventuelles des informations.
ØLa réalisation du tableau
Elle peut s’effectuer manuellement ou à l’aide de l’outil informatique. Dans ce cas, il faut choisir le logiciel adapté ou tableau :
- Avec un logiciel de traitement de textes si le tableau ne comporte aucun calcul ;
- Avec un tableur si des calculs sont à prévoir.
Si l’on utilise le tableur, il faudra alors :
- Formater les cellules ;
- Déterminer les formules de calcul ;
- Saisir les titres des colonnes.
ØLe type de tableaux
I. Le tableau simple
Il ne comporte qu’un seul critère d’analyse. La lecture peut être horizontale ou verticale.
II. Le tableau à double entrée
Il comporte deux critères d’entrée. L’information se lit à l’intersection d’une ligne et d’une colonne.
III. Le tableau à entrées multiples
Il compose plusieurs critères. Les colonnes sont alors subdivisées.
De ELAKREDAR Lalia
