v La fiche papier
Pour regrouper les informations exceptionnelles concernant un sujet donné, il est utile de créer une fiche papier, facilement accessible et lisible.
I – Concevoir une fiche :
- Regrouper de manière exhaustive toutes les informations concernant le sujet traité ;
- Trier ces informations pour les regrouper en zones qu’on appelle des rubriques ;
- Classer les zones de façon pertinente en pensant à l’exploitation future des informations qu’elles contiennent.
II – Réaliser une fiche papier :
- Définir le format et le sens d’utilisation (portrait ou paysage) ;
- Choisir la qualité du support (papier ordinaire, bristol) ;
- Choisir la présentation des différents éléments pour leur mise en évidence (hiérarchie, polices de caractères, taille, gras, majuscules, encadrés, grisés, couleur…).
v Le dossier
Le dossier est destiné à regrouper tous les documents concernant un même thème.
I – Choix d’un type de dossier
Il s’effectue en fonction du volume de documents à ranger, de leur diversité, de leur nature et de la destination du dossier. Les possibilités offertes sont nombreuses. On peut utiliser des chemises simples, cartonnées, à tirettes, à élastiques. On pourra préférer des classeurs à sangles ou à broches ; des dossiers suspendus dans des tiroirs ou des armoires. Pour les archives on utilise des biblorhaptes ou des boîtes à archives.
II – Constitution du dossier
Un dossier peut être divisé en plusieurs sous-dossiers regroupant soit des documents identiques (double des commandes, doubles des factures, courriers) , soit des documents concernant un même thème.
A l’intérieur d’un dossier ou d’un sous-dossier, les documents sont classés chronologiquement, le plus récent dessus.
III – L’identification d’un dossier
L’intitulé doit être visible à l’extérieur du dossier ou du sous-dossier. Elle s’effectue soit en portant directement son intitulé sur le dossier, soit sur une étiquette, soit, pour les dossiers suspendus, sur une réglette prévue à cet effet.
Lorsqu’un dossier contient plusieurs sous-dossiers, il est utile de prévoir une fiche descriptive de son contenu.
De LAVANCIER Amélie
