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La note de service est un mode de diffusion de messages internes à l’entreprise. Son objet est soit la transmission d’instructions, soit la communication au personnel.
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Objet de la note de service
v Lorsque la note de service transmet un ordre, elle doit être connue de tous les intéressés, lue sans interprétation possible et suivie dans le délai prévu. Elle circule dans un sens descendant, c'est-à-dire d’un niveau hiérarchique supérieur vers un niveau inférieur. On utilise la note de service lorsque la communication doit être faite « en nombre », mais également pour renforcer la communication orale car elle apporte la preuve de l’information à transmettre. Elle est diffusée soit directement aux intéressés, soit par voie d’affichage dans les locaux de travail.
v Quant à la note d’information, elle renseigne le personnel au sujet de l’organisation de l’entreprise, des relations de travail ou de nouveau objectifs fixés par la Direction. Elle circule dans le sens descendant mais également en ligne transversale, c'est-à-dire entre personnes d’un même niveau hiérarchique.
Présentation
Il n’existe aucune norme de présentation mais on applique certains usages :
- En-tête de l’entreprises simplifié et mention du service émetteur
- Indications du ou des destinataire(s) avec éventuellement la mention « pour action », « pour information »
- Titre « note de service » (ou note d’information ou note d’instructions), suivi éventuellement d’un numéro d’ordre (un double est classé par ordre chronologique)
- Lieu et date d’émission
- Objet : il doit immédiatement attirer l’attention
- Texte
- Nom et fonction du signataire
Conseils de rédaction
v Le style de la note de service doit être neutre et clair, le ton impératif mais jamais agressif, le vocabulaire simple et précis. Les informations ou les instructions circulent par l’intermédiaire de ce document doivent être comprises par tous et ne présenter aucune ambiguïté. On adopte une forme impersonnelle et on s’attache à la brièveté du message.
v Il ne faut traiter qu’un seul sujet par note. Ne pas mettre de titre de civilité ni de formule de politesse.
Expressions à utiliser
Contrairement à la note d’information un peu solennelle et artificielle, la note d’instructions est rédigée dans un style beaucoup plus naturel et direct ; le rédacteur donne des consignes, il ne craint donc pas de s’exprimer en son nom personnel.
De DACOSTA Johanna
