Objet de la lettre :
Répondre à la demande d’un salarié de l’entreprise ayant postulé pour un congé individuel de formation plus ou moins long. La lettre doit faire figurer l’accord, le report ou le refus de l’employeur. Le refus et le report doit être motivés. Elle peut être rédigée sous forme de lettre type (si l’entreprise a un logiciel de traitement de texte à sa disposition).
Cadre juridique :
L’employeur ne peut refuser à un salarié un congé individuel de formation sans motif valable. Il doit s’appuyer sur des dispositions légales pour le faire. Le refus d’accorder à un salarié un congé de formation peut avoir pour origine les conditions non requises de la part du salarié. Ce refus peut avoir aussi pour origine des conditions relatives à l’entreprise. Celle-ci peut reporter le congé de formation d’un salarié dans les cas suivants :
- Dans les entreprises de moins de 10 salariés : si un autre salarié est déjà en congé individuel de formation ;
- Dans les entreprises de moins de 200 salariés : si le nombre d’heures de congés dépasse 2% du nombre d’heures de travail travaillées dans l’année ;
- Dans les entreprises de plus de 200 salariés : si le nombre de salariés en congé de formation dépasse 2% de l’effectif total.
Plan de la lettre :
1. Rappeler la demande de congé du salarié en indiquant précisément le type de stage demandé ainsi que sa durée
2. Donner l’accord pour ce congé ou indiquer le refus en le motivant
3. Demander au salarié de faire les démarches nécessaires pour ce congé ou, dans le cas d’un refus, lui demander de renouveler sa demande ultérieurement
4. Formule de politesse
Formules types :
Dans le cadre d’un refus, on peut indiquer :
« Nous avons le regret de vous informer que votre demande ne peut être satisfaite car votre ancienneté dans notre société n’est pas suffisante (art. L.931-2 du Code du Travail) » ; ou
«Nous avons le regret de vous informer que votre demande ne peut être satisfaite pour l’instant car vous avez déjà suivi un stage de…(indiquer le type de stage suivi ) du ….…….. au……….. (indiquer la date).
Or, le délai de franchise réglementaire (art. L. 931-2 du Code du Travail) n’est pas écoulé ».
De COMTE Cécilia
