Le fournisseur peut commettre une erreur de livraison. Il doit alors accepter le retour en pour dû des articles non conformes et livrer dans les meilleurs délais les articles commandés.
Objet de la lettre :
C’est un courrier que le client adresse à son fournisseur dans plusieurs situations :
- Quand les marchandises reçues sont défectueuses,
- Quand les marchandises reçues ne sont pas conformes à la commande,
- Quand les quantités n’ont pas été respectées.
Certaines erreurs n’entraînent pas forcément un préjudice immédiat ou important et peuvent être facilement réparables. D’autres peuvent entraîner un « manque à gagner » ou une perte de clientèle pour l’acheteur, et font l’objet de dédommagements.
Cadre juridique :
Normalement, l’erreur doit être constatée lors de la livraison car le client doit vérifier les articles en présence du livreur. Le client émettra des réserves, le cas échéant, sur le bulletin de livraison.
Les réserves faites à la réception doivent être confirmées au fournisseur par lettre recommandée dans les trois jours ouvrables (non fériés) qui suivent la livraison. Le courrier recommandé permet d’engager une action en justice pour indemnisation du préjudice subi quand une solution à l’amiable entre les deux parties n’est pas possible.
Plan de la lettre :
1- Accuser réception de la livraison en précisant la date
2- Signaler l’erreur ou confirmer les réserves émises lors de la livraison. La réclamation doit être particulièrement précise au niveau de l’erreur constatée (article, réf. , coloris, taille, quantité, date, etc.)
3- Demander réparation du préjudice et informer du renvoi des marchandises ou demander instructions au fournisseur. La demande exige une certaine fermeté de ton :
« Nous demandons le remplacement de l’article ….par retour. »
« Nous prions de faire le nécessaire pour que la livraison soit immédiate. »
4- Emettre le vœu que le problème ne reproduira plus.
De COMTE Cécilia