La forme pour communiquer est la plus utilisée dans les relations entre l’entreprise et ses partenaires extérieurs. Trois raisons justifient cette pratique. En premier lieu, le code du commerce fait obligation aux entreprises de conserver tous les documents et courriers échangés dans le cadre des relations commerciales. De plus, le mode de preuve en droit français est l’écrit. Enfin, un document écrit confirme ce qui a été dit oralement.
ØIdentification du contexte du message
Le message à l’initiative de l’entreprise constitue le départ d’une nouvelle relation (appel d’offres à plusieurs fournisseurs, circulaire à l’ensemble des clients..).
Le message en réponse à un courrier reçu doit tenir compte du contenu de ce courrier (envoi d’un devis, réponse à un appel d’offres…).
ØAnalyse de la situation de communication
Avant de travailler le contenu du message, il est nécessaire d’identifier les partenaires en présence : expéditeur et destinataire, puis de déterminer les motifs. Pour trouver des idées, on adopte généralement le plan suivant : identification du problème puis recherche des causes et enfin proposition de solutions.
ØStructuration du message
I. Introduction
Elle indique l’objet, contient un accusé de réception ou décrit les faits antérieurs.
II. Développement (en un ou plusieurs paragraphes)
Il contient les divers points à traiter, présentés logiquement avec leur argumentation.
III. Conclusion
Indispensable, elle peut résumer ce que le lecteur doit retenir ou amorcer une autre proposition.
IV. Formule de politesse
Elles tendent à s’alléger surtout dans les messages électroniques et les télécopies.
ØRédiger le message
Tout le message d’un message doit ordonner méthodiquement ses idées afin d’aller directement à l’essentiel. Il doit utiliser des phrases courtes et un vocabulaire précis. Pour instaurer une relation de confiance, il doit faire preuve de courtoisie. Enfin il doit être rigoureux quant au style, à la ponctuation, à l’orthographe et à la présentation.
De DEMARES Audrey
